Il termine “dematerializzazione” ha fatto la sua prima apparizione durante gli anni ’80 nel settore finanziario, con particolare riferimento ai titoli di credito al fine di superarne la fisicità e consentire forme di circolazione virtuali.
Da allora è entrato a far parte del lessico giuridico fino ad arrivare all’articolo 42 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale) con il quale il termine dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti cartacei delle Pubbliche Amministrazioni identificando la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici.
In questo senso il concetto di “dematerializzazione” si può considerare come l’estensione alla P.A. della generale tendenza all’uso degli strumenti informatici per il trattamento automatizzato dell’informazione nei processi produttivi.
Oggi si può correttamente sostenere che questo termine definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha confermato pieno valore giuridico.
Il tema della dematerializzazione della documentazione prodotta nell’ambito dell’attività della Pubblica Amministrazione rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.).
I processi di gestione cartacea dei documenti, infatti, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze.
La consultazione a video delle immagini elettroniche delle schede AP5 “schede individuali” e AP6 “schede di famiglia” degli archivi demografici, richiamandole in modo amichevole dall’interfaccia di gestione ordinaria degli applicativi gestionali di anagrafe.
La soluzione prevede la consegna delle immagini fotografiche ottenute per scansione delle schede cartacee abbinate ad un indice alfanumerico che guida la consultazione.
La scansione delle schede e la formazione dell’indice avvengono presso la nostra sede, previa acquisizione dell’archivio cartaceo nel rispetto delle norme di legge.
Durante il periodo di lavorazione, quando lo schedario cartaceo si trova lontano dal Comune, Saga fornisce il servizio di invio per posta elettronica dell’immagine delle schede di cui l’anagrafe avesse bisogno di disporre con urgenza.
La consultazione delle immagini avviene a partire dai dati di cognome, nome e data di nascita; l’immissione di queste notizie in una form avvia la ricerca nella base dati e restituisce l’elenco dei documenti disponibili per il soggetto cercato. Con un semplice click del mouse sulle voci elencate vengono visualizzati i documenti corrispondenti al soggetto.
Ciascun documento contiene tutte le facciate della scheda cartacea da cui deriva, e viene presentato in modalità multipagina, così che le facce della scheda possano essere sfogliate in modo semplice ed immediato.
La scheda a video può essere ingrandita, esportata e stampata.
Le soluzioni per la dematerializzazione possono essere impiegate nell’ambito anagrafico, delle pratiche edilizie ed in quello per la gestione delle pratiche cimiteriali.
Digitalizzare 1.000.000 di documenti dal 1867 ad oggi ed associare agli applicativi demografici, oltre 1.5 milioni di posizioni anagrafiche.
Questa è la reale dematerializzazione nella PA ed il Comune di Bergamo, grazie alle soluzioni Saga, è attualmente uno dei protagonisti di questa evoluzione digitale.
Con l’intervento del Gruppo si è potuto portare all’interno dell’Amministrazione Pubblica una miriade di miglioramenti, tra cui:
