La digitalizzazione intrapresa da Darfo Boario Terme: un caso di successo.

Grazie alla dematerializzazione, all’anagrafe del Comune di Darfo Boario Terme è in corso una vera e propria rivoluzione: l’intero archivio storico, che raccoglie documenti sin dalla fine dell’800 in armadi o in archivi rotanti, è stato riversato all’interno del sistema gestionale demografico.

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Grazie alla dematerializzazione, all’anagrafe del Comune di Darfo Boario Terme è in corso una vera e propria rivoluzione: l’intero archivio storico, che raccoglie documenti sin dalla fine dell’800 in armadi o in archivi rotanti, è stato riversato all’interno del sistema gestionale demografico.

 

 

MILANO, AGOSTO 2009: Forte della spinta data dal nuovo piano e-Gov 2012 il nostro Paese sta oggi affrontando uno dei più importanti passi verso la raccolta, la produzione lo scambio e la condivisione del documento digitale all’interno della Pubblica Amministrazione.

A questo proposito il tema della dematerializzazione della documentazione prodotta nell’ambito della Pubblica Amministrazione locale, rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica. I termini di economicità possono essere quantificati come diretti nel risparmio di carta e spazi occupati dagli archivi ed indiretti come tempistiche ed efficienza nella risposta al cittadino,  senza ombra di dubbio la sola gestione elettronica del 10% dei documenti della PA ci consentirebbe un risparmio di 3 miliardi di euro solo dal punto di vista economico.

 

L’immaginazione ci porta quindi dagli scaffali metallici e polversi, grandi quanto una stanza, a piccoli dischi rigidi grandi quanto un mattone, migliaia di informazioni accessibili, consultabili ed archiviabili in pochissimo spazio e di facile consultazione.

Grazie alla dematerializzazione, all’anagrafe del Comune di Darfo Boario Terme è in corso una vera e propria rivoluzione: l’intero archivio storico, che raccoglie documenti sin dalla fine dell’800 in armadi o in archivi rotanti, è stato riversato all’interno del sistema gestionale demografico.

Il progetto di dematerializzazione intrapreso dall’amministrazione del comune Bresciano, ha visto la digitalizzazione di qualcosa come oltre 80 mila documenti, con la relativa indicizzazione di 124 mila posizioni anagrafiche.

 

L’obiettivo del progetto, intrapreso oltre un anno fa in partnership con Saga S.p.a., azienda leader specializzata nell’informatizzazione e nei servizi alla Pubblica Amministrazione Locale, e che ha impegnato il Comune per oltre un anno, era quello di rendere consultabili a video le immagini elettroniche delle schede degli archivi anagrafici (AP5 – AP6).

La soluzione messa in campo ha previsto la costituzione della banca dati delle immagini fotografiche, a colori ottenute per scansione.

Grazie all’acquisizione dell’archivio anagrafico secondo le norme di legge, le immagini digitalizzate sono state abbinate ad un indice alfanumerico che, organizzato su uno o più indici di classificazione, ha reso e rende più agevole ed immediata la consultazione delle informazioni.

Così come ci ricorda il responsabile dell’ufficio demografico del Comune, Giuseppe Saviori: “i tempi di consultazione grazie alla dematerializzazione vengono abbattuti almeno del 50%, possiamo ridurre l’attesa del cittadino di molti giorni in caso si debbano incrociare dati storici per fornire documenti come lo Stato di Famiglia storico, ad esempio.”

“Ora l’impiegato non deve più materialmente addentrarsi tra polverosi libroni cartacei, ma semplicemente a video può consultare i dati necessari per l’espletamento della pratica, tutto questo apportando benefici sia al lavoro quotidiano che al servizio offerto al cittadino, all’impresa od al professionista che necessità più che mai risposte immediate dalla PA. Grazie alla tecnologia impiegata abbiamo avuto la possibilità di integrare a pieno il vecchio dato all’interno degli attuali strumenti digitali.” – ha poi sottolineato Daniele Toccacieli, Assessore con responsabilità al CED.

 

L’attività di dematerializzazione dell’archivio anagrafico ha permesso quindi che le immagini e gli indici venissero integrati in forma nativa in tutte le applicazioni dell’anagrafe.

Ciascun documento acquisito è quindi a disposizione dell’operatore in modalità multi pagina sul proprio terminale, per essere ingrandito, esportato e stampato all’occorrenza.

Grazie alla dematerializzazione ad esempio il solo inserimento di nome, cognome e data di nascita, permette con un click del mouse di avviare una ricerca in archivi di oltre 100 anni restituendo tutta la documentazione relativa al soggetto cercato.

 

Per l’anagrafe di Darfo Boario Terme il 2009 sarà poi l’anno del completo passaggio al digitale che dopo anni e anni di documentazione cartacea, grazie al Ministero dell’Interno avrà la possibilità di aggiornare gli archivi solo su supporto informatico, dismettendo la tradizionale registrazione cartacea.

Per gli scaffali che occupavano le stanze del Comune con la loro ingombrante mole, è giunta l’ora di andare in pensione. Darfo Boario Terme ha intrapreso il cammino verso una totale evoluzione digitale della propria amministrazione locale.

 

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